Mreže 125896

Objavljeno 11. 06. 2014 | autor Petra

0

Kako e-mail uništava produktivnost zaposlenika (i to ne na način kako vi mislite)


Većina zaposlenika ne voli e-mail, od zaposlenika na srednjim i nižim razinama, do voditelja i menadžmenta, pa čak i do IT odjela. Razlozi su ti da je takav način komunikacije i suradnje nepouzdan, a informacije su nepregledne i teško dostupne i pretražive.

E-mail djeluje kontraproduktivno na suradnju i komunikaciju zaposlenika. Zaposlenici troše previše vremena na pisanje i odgovaranje na e-mailova, te se smatra se da 40% vremena zaposlenici gube na internu komunikaciju putem e-maila, koja nema nikakvu poslovnu vrijednost i učinkovitost. Upravo zbog toga može se reći da e-mail nije pravi alat za posao, a glavni razlog je taj što je 80% primljenog e-maila spam. Kada bi poduzeće zamijenilo e-mail za neki drugi alat za internu komunikaciju, pretpostavlja se da bi ono ostvarilo 5%-30% veću učinkovitost.

Komunikacija i suradnja putem e-maila uništava produktivnost organizacije i više nego što to misle menadžeri. Načini na koje e-mail uništava produktivnost nisu toliko očiti, no u konačnici, dolazi do velike štete.

E-mail ne ubija samo učinkovitost poduzeća. On, osim što troši vrijeme svim zaposlenicima, „zakopava“ znanje duboko u e-mailovima klijenata, što znači da budući zaposlenici neće imati pristup i neće moći koristiti to znanje i informacije. Svako poduzeće najvjerojatnije ima veliku količinu vrijednog znanja, datoteka i drugih informacija, koje su zaključane u e-mail klijentu

Vjerojatno i sami imate veliku količinu vrijednog znanja, datoteka i drugih informacija koje su zaključane u vašem e-mail klijentu, kao i svi vaši kolege. Vaš e-mail poslužitelj je zapravo prava baza znanja i informacija – do kojih je teško doći.

Naravno da, ukoliko imate svoje znanje, datoteke i informacije u vašem e-mail klijentu, ne postoji jednostavan način da novi zaposlenici dođu do neke informacije ili datoteke, ili da znaju da li neki podatak uopće postoji. To znači da će budući zaposlenici biti prisiljeni ponovo prikupljati sve potrebne informacije iznova.

Još jedan veliki problem je taj da e-mail nije protokol za razmjenu informacija. On zapravo nikad nije bio namijenjen da se koristi kao sustav za razmjenu podataka. Ako zaposlenici koriste e-mail za razmjenu i pohranu datoteka, ne postoji jednostavan način da se utvrdi koja datoteka je najnovija inačica (jer bi netko mogao raditi na novoj verziji upravo sada). To dovodi do zaključka kako je korištenje e-maila za razmjenu i pohranu podataka samo recept za dupliciranje rada i gubljenje vremena.

Kako Podrum rješava probleme koje uzrokuje korištenje e-maila?

Podrum je od samog početka razvijen kao platforma za društvenu suradnju unutar organizacije te pruža niz kvalitetnih funkcionalnosti koje poboljšavaju učinkovitost organizacije, bez korištenja e-maila.

Podrum nudi mogućnost pohrane dokumenata koji su dostupni svima, ili mogu biti „zaključani“ u nekoj privatnoj ili tajnoj grupi ili projektu koji je namijenjen samo za određeni tim ljudi. Na taj način dokumenti su dostupni svima onima kojima je to potrebno. Dokumenti su razvrstani prema kategorijama te su lako pretraživi, a najnovija inačica dokumenta je odmah dostupna svima. To omogućuje svakom zaposleniku da dođe do potrebnog dokumenata na vrlo brz i jednostavan način.


Tagovi: , , , , , , , , , , , ,


O autoru



Comments are closed.

Natrag na vrh ↑